Hospitationsprojekt der HAWtech-Personalentwicklung

Ziele und Nutzen einer Hospitation

Ziel einer Hospitation ist es, im bereits bekannten Fachgebiet andere Arbeitsweisen und Strukturen kennenzulernen. Gleichzeitig erhalten auch die Gastgeber*innen Impulse für das eigene Arbeitsfeld und können eigene Kompetenzen auf dem Feld der Wissensvermittlung erweitern.

Sie und Ihre Kolleg*innen der Gast-Hochschule tauschen sich auf kollegialer Ebene aus, können Ihre eigenen fachlichen und persönlichen Kompetenzen ergänzen und neue Inspirationen für ihr eigenes Arbeitshandeln gewinnen und dadurch Veränderungen anstoßen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, sich zu vernetzen und andere Organisationskulturen innerhalb Deutschlands kennenzulernen.

Alle Vorteile und Nutzen einer Hospitation finden Sie im Leitfaden im Download-Bereich.

Zielgruppe

Bislang können alle Beschäftigten der Verwaltung oder verwaltungsnaher Bereiche mit und ohne Führungsverantwortung nach Rücksprache mit ihrer Führungskraft eine Hospitation an einer der HAWtech-Hochschulen initiieren und daran teilnehmen. Voraussetzung ist, dass sie seit mindestens einem Jahr an ihrer Hochschule beschäftigt sind und sich in ihrem Aufgabengebiet sehr gut eingearbeitet haben.

Dauer

Eine Hospitation kann zwischen 1 und 5 Tagen (zuzüglich Reisezeit) dauern. Die Dauer ist abhängig von der Anzahl und dem Umfang der vereinbarten Fachthemen und konkreten Fragestellungen. Für Hospitant*innen sind Reiseaufwand und Dauer der Abkömmlichkeit vom Arbeitsplatz relevante Größen, für die Gast-Hochschule der Planungs- und Betreuungsaufwand.

Ort

Eine Hospitation ist innerhalb der HAWtech-HochschulAllianz möglich. Die Hospitation findet in der Regel in der entsprechenden Abteilung/Organisationseinheit der Gast-Hochschule statt (z. B. Bibliothek, Justiziariat, Personalabteilung, Studienberatung und Studierendenservice, International Office, IT). Das bedeutet, wenn Sie z. B. Mitarbeiter*in im Rechnungswesen sind, werden Sie Ihre Kolleg*innen im Rechnungswesen der Gast-Hochschule für einige Tage begleiten oder sogar im Tagesgeschäft mitarbeiten.

Ablauf

Wie werde ich Hospitant*in?

Die Anbahnung und Durchführung einer Hospitation umfasst folgende Schritte:

• Sie sprechen den Hospitationswunsch – womöglich im Rahmen des Jahresgesprächs/Mitarbeitergesprächs - mit Ihrer Führungskraft ab. Dabei werden die Aufgaben und Ziele der Maßnahme sowie die Erwartungen an die Hospitation miteinander besprochen und vereinbart.
• Sie nehmen Kontakt mit Ihrer Ansprechperson in der Personalentwicklung Ihrer Hochschule auf und lassen sich zur Hospitation (Umfang, Zeitraum, empfohlene Hochschule) beraten.
• Nach der Beratung füllen Sie das Antragsformular für die Hospitation aus.
• Ihre Personalentwicklung informiert daraufhin die potenzielle(n) Gast-Hochschule(n) über den Hospitationswunsch und vermittelt Ihnen die Ansprechpartner*innen vor Ort. Sollte eine Hospitation an einer bestimmten Hochschule nicht möglich sein, unterstützt Sie Ihre Personalentwicklung bei der Suche nach einer Alternative innerhalb des HAWtech-Verbunds.
• Sie stimmen anschließend Ihren Aufenthalt - gerne mit Unterstützung Ihrer Personalentwicklung - direkt mit der Ansprechperson der betreffenden Fachabteilung in der Gast-Hochschule ab. Damit beide Seiten nichts übersehen, stehen Ihnen entsprechende Checklisten zur Vorbereitung zur Verfügung.
• Sie informieren Ihre Führungskraft über die getroffenen Vereinbarungen und planen gemeinsam Ihre Abwesenheit. Womöglich nehmen Sie bereits gute Fragen aus Ihrem Team an die Gast-Hochschule mit ins Gepäck.
• Sie planen und organisieren Ihre Anreise und die Unterbringung vor Ort. Die Fahrt- und Unterbringungskosten trägt Ihre Abteilung/Organisationseinheit (Abrechnung über Dienstreiseantrag).
• Sie treten zum vereinbarten Termin die Hospitation an.

Was passiert nach der Hospitation?

Nach absolvierter Hospitation reflektieren Sie Ihre Erfahrungen mit Ihrer Führungskraft und ziehen gemeinsam Bilanz, ob die vorab vereinbarten Ziele erreicht wurden. Gegebenenfalls vereinbaren Sie weitere Maßnahmen mit Ihrer Führungskraft.

Sie stellen Ihre gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen im Rahmen einer Abteilungsbesprechung bzw. eines Teammeetings vor, sodass Ihre Kolleg*innen ebenfalls davon profitieren können. Dies ist auch der Ort, an dem über den Wissenstransfer hinaus Überlegungen zu möglichen Veränderungen im gemeinsamen Arbeitsbereich diskutiert werden können.

Sowohl als Hospitant*in als auch als Betreuer*in der Gast-Hochschule werden Sie gebeten, die Hospitation zu evaluieren. Das Ausfüllen des Evaluationsbogens ist Voraussetzung für den Erhalt Ihres Hospitationszertifikats.
 

Kosten

Die Fahrt- und Unterbringungskosten trägt die Abteilung/Organisationseinheit der Hospitant*innen. Sie werden im Rahmen der üblichen Dienstreiseregelungen von der Heimat-Hochschule (d. h. von der Kostenstelle Ihrer Abteilung/Organisationseinheit) übernommen.

Ansprechpersonen

Bei folgenden Anlaufstellen an den HAWtech-Hochschulen finden Sie Ihre Ansprechpartner*innen für Hospitationen:

• FH Aachen: personalentwicklung(at)fh-aachen.de
• Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin: personalentwicklung(at)htw-berlin.de
• Hochschule Darmstadt: poe(at)h-da.de
• Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden: dezpersonal(at)htw-dresden.de
• Hochschule Esslingen personalentwicklung(at)hs-esslingen.deHochschule Karlsruhe - Technik und Wirtschaft: sabine.zimmermann(at)h-ka.de